Kamis, 10 Februari 2011

Membangun Visi Organisasi Efektif Untuk Masa Depan

THe Visionary is The Only realist
    “Visi adalah sesustu yang nyata”
                    FedefedericoFellini,Filmmaker
1.    Substansi Kajian

    Kajian ini bertujuan untuk mengembangkan uraian/ciri yang jelas dan  ringkas tentang bagaimana seharusnya organisasi setelah  mampu mengimplimentasikan strategi dan potensinya. Uraian ini merupakan gambaran kesuksesan sebuah organisasi. Sebuah visi akan berjalan dengan lancar jika dituntun oleh misi/tujuan yang jelas. Sementara banyak organisasi publik dan non profit telah mengembangkan statemen misi yang jelas dan berguna tahun-tahun terakhir ini, namun sangat sedikit yang memiliki misi kesuksesan yang jelas, ringkas dan bemanfaat.
      Yang menjadi pertanyaan adalah mengapa sedikit organisasi yang memiliki visi kesuksesan yang jelas, ringkas dan bermanfaat. Jawaban atas pertanyaan ini mungkin saja membuat kita kecewa, bahkan menyakitkan. Salah satu penyebabnya adalah kompetensi diri yang perlu dipertanyakan. Hal kedua adalah visi memerlukan disiplin dan kerja keras, yang mana kita sendiri tidak sanggup lakukan dalam jangka waktu yang panjang.
      Para pengambil keputusan utama harus berani dan bijak dalam merumuskan visi kesuksesan. Mereka harus mampu memprediksi dan benar-benar mau mendengar hati nurani sendiri dalam membentuk visi kesuksesasn organisasinya, dan mereka juga harus disiplin untuk segera menetapkan visi, bekerja keras untuk membuatnya agar menjadi  nyata, baik di saat sekarang maupun di masa yang akan datang. Perlu juga dipahami bahwa kesepakatan dalam strategi jauh lebih penting daripada visi ataupun tujuan. Strategi yang akan dilakukan tentunya mengacu kepada visi organisasi. Sungguh sulit dibayangkan bahwa sebuah perusahaan/organisasi dapat bertahan/survive dalam waktu yang lama tanpa visi yang menginspirasinya, seperti komentar fellini pada awal bab ini, dan juga seperti  ungkapan terkenal pada kata-kata bijak (Proverns 29:18); “jika visi tidak ada, manusia mati/punah”.
          Sulit dibayangkan suatu organisasi yang memiliki performance sangat tinggi yang tidak berdasar kepada konsep yang jelas dan luas  (menyeluruh) terhadap pandangan seperti apa sebuah kesuksesan itu dan bagaimana meraihnya (Knauft, Berger, and Terry,1991; Nanus, 1992; Kotter 1995). Sungguh sulit dibayangkan bahwa sebuah perusahaan/organisasi dapat bertahan/survive dalam waktu yang lama tanpa visi yang menginspirasinya, seperti komentar Fellini pada awal bab ini, dan juga seperti semua seruan terkenal pada kata-kata bijak (Proverns 29:18); jika visi tidak ada, manusia mati/punah.
          Dengan demikian, visi dapat dikatakan sebagai inspirasi keberhasilan.
Pertama, jika visi merupakan tuntunan dan motivasi,  akan mengarahkan kita kepada langkah-langkah organisasi sehubungan dengan hal-hal:
•    Misi
•    Philosofi dasar, nilai inti, dan ciri budayanya
•    Tujuan-tujuan (jika terorganisasi baik)
•    Strategi dasar
•    Kriteria kerja/pervormance
•    Aturan pengambilan keputusan
•    Standar etika yang diharapkan bagi semua karyawan
Visi hendaknya  memberi penekanan pada maksud dan tujuan, tingkah laku, kriteria dan kinerja, aturan-aturan pengambilan keputusan serta standar-standar yang semuanya lebih difokuskan pada pelayanan publik/pelanggan dari pada organisasi itu sendiri. Tuntunan yang ditawarkan harus spesifik dan masuk akal. Pernyataan visi harus meliputi sebuah janji/harapan perusahaan, mendukung usaha para anggotanya dalam menjalankan visi perusahaan. Selanjutnya, visi harus menjelaskan tujuan dan maksud organisasi yang berorientasi kedepan, merefleksi ambisi ideal dan menantang, dan harus mampu meraih kompetensi khas dan hak organisasi serta harapan dari latar belakang (sejarah), budaya dan nilainya (Nanus, 1992; Shamir, Arthur and House, 1994). Visi juga harus relative singkat dan inspiratif.

Kedua, visi harus diketahui serta dipahami secara luas diantara anggota organisasi dan para pimpinan, direview dan disahkan. Sebuah visi kesuksesan akan memiliki efek kecil jika tidak diketahui oleh seluruh anggotanya.
Ketiga, visi dapat digunakan untuk menginformasikan keputusan, kebijakan, dan tindakan perusahaan baik yang prioritas maupun yang bukan prioritas. Visi akan sia-sia jika tidak memberi efek pada tingkah laku, tetapi jika visi selalu dipakai dasar atau acuan  pada setiap para pengambil keputusan terutama sistem pengukuran kinerja, dalam hal ini visi dapat  berpengaruh kepada kinerja organisasi.

Daftar keuntungan yang didapat dari visi sukses yang jelas, ringkas dan inspiratif adalah:
1.    Para anggota organisasi diberikan tuntunan yang spesifik, masuk akal, dan arah tentang apa dan mengapa mereka diharapkan. Seringkali tuntunan yang didapat para anggota hanya berupa job discripsion (yang fokus hanya kepada bagian-bagian, tidak terhadap keseluruhan). Dan para pengambil keputusan kunci ,rata-rata cenderung meneruskan pesan yang kurang jelas kepada para anggota atau dengan mudah mengatakan: “lakukan yang terbaik”. Visi kesuksesan yang diterima secara luas mencatat konsensus/kesepakatan dan dimaksudkan bahwa visi akan menjadikan alur usaha para anggota ke arah yang diinginkan. Sebuah visi kesuksesan memudahkan kita untuk membedakan antara tindakan dan keputusan yang dipilih dan yang tidak sesuai, sehingga menghasilkan lebih banyak hal yang disukai.
2.    Dua hal penting yang menentukan antara “ya” atau “tidak” bahwa tujuan yang ingin dicapai, tampaknya merupakan sebuah uraian terhadap  tujuan-tujuan  menjadi lebih spesifik dan masuk akal  atau merupakan suatu perluasan dimana orang-orang merasa terdorong untuk mencapai tujuan-tujuannya (Locke, Shawan, Saari dan Latham, 1981).  Dan jika anggota terdorong dalam usahanya meraih visi, nampaknya visi itu akan semakin nyata.
3.    Jika ada kesepakatan terhadap visi, dan jika tuntunan jelas dan aturan pengambilan keputusan dapat dikembangkan dari visi itu, organisasi akan mendapat tambahan/increment kekuatan, dan  sedikit waktu yang diperlukan untuk berdebat terhadap apa yang akan dilakukan, kenapa dan bagaimana kita melakukannya (Pfeffer and Moore, 1980, Pfeffer 1992)
4.    Sebuah visi kesuksesan menyediakan cara untuk mengklaim atau meraih masa depan. Visi kesuksesan yang jelas dan masuk akal, dapat mengurangi ketegangan antara dunia yang apa adanya dengan dunia yang kita inginkan. Visi kesuksesan dapat mengartikulasikan standar kesempurnaan yang masuk akal dan dapat memotivasi anggota untuk mencapainya.
5.    Visi kesuksesan yang menginspirasikan, dapat memberikan sumber lain dari motivasi yaitu panggilan (calling). Jika visi menjadi sebuah panggilan, semua hal seperti menjadi sekumpulan energi individu, dedikasi, kekuatan serta pengambilan resiko yang positif, dapat terlepas di dalam perjalanan mencapai visi itu. Sebuah panggilan yang sempurna dapat menciptakan arti dalam kehidupan pekerja, membakar semangat dan kebanggaan
6.    Sebuah visi kesuksesan yang terartikulasi dengan baik setidaknya-tidaknya orang akan mengenal secara nyata batasan dan sadar atas keberadaan visi, (dalam hal ini bertindak sama banyaknya dalam langkah pertama dari kelima bagian proses formulasi strategi yang dijelaskan pada bab 7)
7.    Sebuah visi kesuksesan yang jelas memberikan  tambahan nilai yang efektif bagi para pemimpin (Kerr and Jermier, 1978; Manz, 1986) orang-orang akan merasa terdukung untuk mengatur diri jika mereka diberikan tuntunan yang jelas terhadap tujuan organisasi dan harapan terhadap tingkah laku. Pengambilan keputusan di luar organisasi efektif, di bawah hirarki struktur.
8.    Membangun visi kesuksesan akan sangat sulit pada tatanan politik, dan  memerlukan usaha yang sungguh-sungguh. Sebuah visi yang disetujui bersama akan menyumbangkan suatu tantangan dalam organisasi
9.    Sebuah visi kesuksesan sebenarnya dapat membantu organisasi berada akrab dengan lingkungan dan membuatnya mampu mengembangkan kapasitas dalam menghadapi krisis yang tidak dapat dihindari yang merupakan karakter kehidupan organisasi masa kini. Visi dapat mengarah kepada pembelajaran dan adaptasi yang dianggap penting untuk dapat menghindari kegagalan tragis (Mitrof dan Pearson, 1993)
10.    Pengembangan visi kesuksesan harus menyeluruh dan dirasakan secara luas, jelas memberi nilai tersendiri kepada organisasi. Walaupun kurang tepat membicarakan tentang nilai, kebanyakan orang dapat berbuat baik dalam moral maupun dalam pencariannya yang merupakan akhir dari tuntutan moral.
11.    Visi juga menetapkan batasan-batasan atas tingkah laku yang dapat diterima, memfasilitasi aturan-aturan pribadi yang tentu saja masih dianggap penting pada komunitas moral maupun untuk dapat survive dan berhasil.
12.    Visi kesuksesan merupakan restu/ijin, justifikasi dan legitimasi terhadap keputusan dan tindakan.

Garis-Garis Besar Proses
Pedoman berikut diharapkan dapat membantu tim perencana strategi memformulasikan sebuah visi kesuksesan:
1.    Perlu diingat, bahwa dalam banyak hal visi keberhasilan tidak diperluksn untuk meningkstksn efektifitas organisasi. Perusahaan seharusnya tidak perlu terlalu khawatir jika kelihatannya tidak bijak atau terlalu sulit untuk mengembangkan sebuah visi kesuksesan itu. Sebaliknya organisasi tidak dapat mencapai kinerja luar biasa tanpa sebuah visi kesuksesan yang mau berbagi secara luas/sharing, Teilhard de Chardin “sebuah harapan yang besar didukung bersama” (dikutip dari Nanus, 1992, hal 15).
2.    Banyak organisasi hendaknya menungu sampai melewati beberapa siklus dari rencana strategi sebelum mencoba mengembangkan visi keberhasilan. Organisasi perlu terlebih dahulu mengembangkan kebiasaan berpikir dan bertindak terhadap aspek-aspek penting dalam hubungan dengan lingkungan sebelum visi kesuksesan kolektif dapat digabung. Sebagai tambahan, sebuah kesepakatan atas keputusan kunci serta kemampuan untuk menyelesaikan konflik secara konstruktif hanya akan mungkin dapat bergabung setelah melewati satu atau lebih putaran perencanaan strategi (kedua hal tadi merupakan pencapaian untuk mengembangkan sebuah visi kesuksesan)
3.    Visi keberhasilan hendaknya sudah temasuk beberapa hal yang sudah ada di daftar sebelumnya. Di bab ini sebagaimana diharapkan hasil dan keuntungannya. Pernyataan visi sebaiknya tidak terlalu panjang dan disarankan agar tidak lebih dari 10 (sepuluh) halaman ketikan dua spasi
4.    Visi keberhasilan hendaknya tumbuh sebanyak mungkin di luar aktivitas dan keputusan masa lalu. Sebuah visi kesuksesan harus  lebih banyak didasari dari keputusan dan tindakan masa lalu. Keputusan dan tindakan masa lalu sebagai catatan-catatan tentang konsensus pragmatis hubungannya dengan pertanyaan apa organisasi itu dan apa yang dilakukannya sehingga menjadi dasar sebuah visi dari consensus yang sudah dapat menghindari konflik yang tidak perlu.  Visi juga harus dapat menghubungkan organisasi kepada masa lalunya. Realisasi dari suatu masa depan yang baru hanya dapat difasilitasikan jika dia menunjukkan hubungan antara masa lalu dan sekarang (Weick, 1979; Hampden-Turner, 1990)
5.    Visi keberhasilan hendaknya inspiratif.  Sebuah visi kesuksesan harus bersifat inspiratif; visi tidak menggerakkan orang-orang kecuali memang harus seperti itu. Menurut para ahli (Kauzes dan Posner, 1987, 1983; Nanus, 1992; Shamir, Arthur and House, 1994), sebuah visi yang inspiratif adalah jika:
•    Fokus kepada masa depan yang lebih baik
•    Mendorong harapan, cita-cita dan ambisi yang ikhlas
•    Membangun/menginterprestasikan sejarah dan budaya organisasi ke arah idealisme tinggi dan nilai-nilai yang ada
•    Menjelaskan rencana dan tujuan
•    Menyatakan/menjelaskan outcome yang positif
•    Mempertegas keunikan dan ciri khas kompetensi
•    Memberi tekanan kekuatan dari group terpadu
•    Menggunakan gambar, image dan metaphor
•    Berkomunikasi penuh antusiasme, ceria dan memperlihatkan komitmen dan dedikasi
6.    Sebuah visi kesuksesan yang efektif akan mewujudkan tingkat kesesuaian tekanan untuk mendorong perubahan organisasi yang efektif. Sebuah visi kesuksesan akan menghimpun tingkat ukuran yang tepat untuk melakukan perubahan organisasi secara efektif. Disatu sisi jika tingkat ukuran terlalu tinggi, berkonsekuensi timbulnya paralysis. Sementara pada sisi lain jika ukuran terlalu sedikit, tidak akan menciptakan tantangan yang penting untuk kinerja/performance luar biasa. Namun jika ukuran tidak cukup visi harus merancang ulang untuk membangkitkan pandangan organisasi
7.    Cara terbaik untuk memulai menyusun sebuah visi kesuksesan adalah meminta anggota tim perencana agar menyiapkan draf dari visi kesuksesan (setidak-tidaknya outline dari detailnya) dengan menggunakan lembar kerja di dalam Bryson and Alston (1995).. Kemudian anggota tim harus berbagi dan mendiskusikan respon mereka satu sama lain, dan setelah diskusi, tugas mereka membuat draft visi kesuksesan harus berakhir secara individu, sejauh ini  sebuah dokumen insperasional jarang dibuat oleh sebuah komite. Tim mungkin akan mendapatkan kegunaan untuk mereview diskusi atas visi kesuksesan yang mendekati dan mengidentifikasi isu strategi sebelum memulai membuat draf sebagaimana penjelasan pada bab-6, diskusi kepemimpinan visioner” bab-11, dan sumber (source) E.
8.    Sebuah proses normative harus digunakan untuk mereview visi kesuksesan. Draft direview secara khusus oleh tim perencanaan, pengambil keputusan kunci, anggota badan pengatur dan sedikitnya stekeholder luar tertentu. Rapat evaluasi perlu dibentuk untuk meyakinkan bahwa kekuatan visi dan isu-isu perbaikan dan lain-lain dapat terindentifikasi dan dicatat. Seksi review dapat dibentuk sesuai dengan agenda yang diusulkan untuk mereview rencana strategi (lihat bab 7)
9.    Konsensus atas pernyataan visi diantara pengambil keputusan kunci adalah sangat diperlukan, tetapi mungkin tidak sangat penting. Adalah jarang/tidak mungkin mencapai kesepakatan yang komplit atas segala sesuatu dalam organisasi, karena itu semuanya secara realistis dapat diharapkan dari persetujuan yang melebar atas substansi dan model dari pelayanan visi yang dimaksud. Komitmen dari komite yang medalam terhadap pernyataan visi apa saja, hanya akan dapat bersatu secara perlahan seiring waktu
10.    Agar visi kesuksesan dapat membantu menuntun keputusan dan tindakan organisasi, visi harus disebarkan dan didiskusikan. Pernyataan visi mungkin harus dipublikasikan dalam booklet dan diberikan kepada setiap anggota organisasi dan stakeholder luar. Diskusi atas pernyataan harus dibuat sebagai bahan dari program orientasi bagi staf baru, dan secara periodik pernyataan tersebut didiskusikan dalam rapat staf

           Agar sebuah visi kesuksesan memiliki efektifitas yang kuat terhadap keputusan dan tindakan, dia harus didistribusikan dan didiskusikan secara melebar/transparan, dan harus mengacu secara tetap bahwa visi sebagai alat untuk menentukan respon tepat terhadap bermacam-macam situasi yang menghadang organisasi. Jika pernyataan visi digunakan sebagai basis dari pengambilan keputusan, maka tindakan organisasi adalah menyusunnya untuk menjadi usaha yang bermanfaat.

2.    Keunggulan-keunggulan Yang Ditawarkan
Keunggulan-keungulan yan ditawarkan dari bab ini adalah:
a.    Sesungguhnya sangat penting bagi organisasi memiliki visi yang jelas, ringkas dan bermanfaat. Visi yang jelas, ringkas dan bermanfaat akan membawa sebuah organisasi pada tujuan yang jelas, penetapan rencana strategis yang tepat, serta menyatukan langkah anggota dari pemimpin organisasi melakukan aktivitas menuju kearah yang diinginkan. Visi memberikan inspirasi pada organisasi untuk melaksanakan aktivitas agar tetap dapat survive dalam waktu yang lama
b.    Bab ini menawarkan keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh organisasi jika memiliki visi yang jelas. Keuntungan pertama yang diperoleh adalah mengarahkan kita kepada misi, filosofi dasar, tujuan-tujuan, strategi dasar, kriteria kinerja, aturan pengambilan keputusan, dan standar etika yang diharapkan bagi semua karyawan. Keuntungan kedua adalah jika visi kesuksesan diketahui oleh seluruh anggotanya, dikonsultasikan, direview dan disahkan maka akan memiliki dampak yang luas bagi organisasi. Keuntungan ketiga adalah visi dapat dijadikan informasi keputusan, kebijakan dan tindakan organisai baik yamg prioritas maupun yang bukan proiritas
c.    Bab ini juga memiliki keunggulan yang dapat diambil oleh organisasi terutama tim perencana strategi dalam memformulasikan visi kesuksesan. Ada 10 garis-garis besar proses dalam memformulasikan visi kesuksesan, salah satunya adalah bahwa visi kesuksesan harus disebarkan dan didiskusikan agar visi kesuksesan dapat membantu menuntun keputusan dan tindakan organisasi.

3.    Implementasinya Dalam Membangun Mutu Pendidikan Di Level Sekolah

            Implementasi bab ini dalam membangun mutu pendidikan di level sekolah adalah dimulainya rintisan program peningkatan mutu berbasis sekolah (MBS). Secara umum pola MBS yang dilaksanakan di sekolah untuk membantu sekolah dalam mengelola semua komponen-komponen yang ada di sekolah untuk bekerja bersama-sama meningkatkan mutu penyelenggaraan manajemen sekolah sesuai dengan lingkungan sekitarnya dan adanya dana yang tersedia serta sekolah dapat menyusun Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) secara utuh sesuai dengan kebutuhan sekolah. Dalam penyusunan RPS inilah perlu pemahaman bagi seluruh komponen  sekolah untuk secara bersama-sama menyusun visi kesuksesan untuk dijadikan pedoman dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan utamanya di level sekolah.
           Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) merupakan rencana yang komprehensif untuk mengoptimalkan pemanfaatan segala sumber daya yang ada dan yang mungkin diperoleh guna mencapai tujuan yang diinginkan dimasa yang akan datang. Rencana Pengembangan Sekolah harus berorientasi ke masa depan dan secara jelas bagaimana menjembatani antara kondisi saat ini dengan harapan yang ingin dicapai dimasa depan. Adapun yang termuat dalam RPS adalah: visi sekolah, misi sekolah, tujuan pengembangan sekolah, tantangan nyata, sasaran pengembangan, identifikasi fungsi-fungsi, analisis SWOT, identifikasi alternatif langkah mengatasi kelemahan, dan rencana program sekolah yang dikembangkan. Dalam penyusunan RPS sekolah melibatkan semua warga sekolah, bagaimana mengembangkan sekolah, kemana sekolah akan dikembangkan dan langkah apa yang akan ditempuh, serta pihak-pihak yang berkepentingan misalnya kepala sekoalah, guru, staf sekolah, komite sekolah, orang tua siswa dan OSIS sehingga apa yang dihasilkan adalah milik bersama. Di sini jelas terlihat bahwa visi kesuksesan yang tertuang dalam RPS disosialisasikan dan didiskusikan agar visi kesuksesan dapat membantu menuntun keputusan dan tindakan organisasi (dalam hal ini adalah sekolah).
         

KESIMPULAN

           Bab ini membahas mengenai pengembangan sebuah visi kesuksesan bagi sebuah organisasi. Sebuah visi kesuksesan ditentukan sebagai sebuah uraian seperti apa organisasi itu akan nampak setelah  sukses mengimplementasikan strateginya dan berhasil mencapai potensi penuhnya. Pernyataan visi harus meliputi organisasi, dasar filosofi serta nilai intinya, strategi dasar, kriteria kinerja, aturan-aturan penting pengambilan keputusan, standar etiknya. Pernyataan ini harus memberi penegasan kepada tujuan sosial yang dilayani oleh organisasi dan membenarkan eksistensinya. Sebagai tambahan, pernyataan harus pendek dan inspiratif.
          Agar sebuah visi kesuksesan memiliki efektifitas yang kuat terhadap keputusan dan tindakan, harus didistribusikan dan didiskusikan secara menyeluruh dan transparan, dan harus mengacu secara tetap bahwa visi sebagai alat untuk menentukan respon tepat terhadap bermacam-macam situasi yang menghadang organisasi. Jika pernyataan visi digunakan sebagai basis dari pengambilan keputusan, maka tindakan organisasi adalah menyusunnya untuk menjadi usaha yang bermanfaat.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar